Theo Khoản 2 và 3 Điều 20 Luật Cư trú, công dân được đăng ký thường trú tại chỗ ở hợp pháp không thuộc quyền sở hữu của mình khi được chủ hộ và chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp đó đồng ý trong các trường hợp sau:
Vợ về ở với chồng; chồng về ở với vợ; con về ở với cha, mẹ; cha, mẹ về ở với con; Người cao tuổi về ở với anh/chị/em ruột, cháu ruột; người khuyết tật đặc biệt nặng, khuyết tật nặng, không có khả năng lao động, bị bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, khả năng điều khiển hành vi về ở với ông bà nội, ông bà ngoại, anh/chị/em ruột, bác/chú/cậu/cô/cháu ruột, người giám hộ; Người chưa thành niên được cha, mẹ hoặc người giám hộ đồng ý hoặc không còn cha, mẹ về ở với cụ nội, cụ ngoại, ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh ruột, chị ruột, em ruột, bác ruột, chú ruột, cậu ruột, cô ruột, dì ruột; người chưa thành niên về ở với người giám hộ.
Ngoài những trường hợp trên, công dân muốn đăng ký thường trú tại chỗ ở hợp pháp do thuê, mượn, ở nhờ thì phải đáp ứng được đầy đủ các điều kiện:
Được chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp đồng ý cho đăng ký thường trú tại địa điểm thuê, mượn, ở nhờ và được chủ hộ đồng ý nếu đăng ký thường trú vào cùng hộ gia đình đó; Bảo đảm điều kiện về diện tích nhà ở tối thiểu do HĐND cấp tỉnh quy định nhưng không thấp hơn 8m2 sàn/người.
Như vậy, nếu cá nhân muốn đăng ký thường trú tại chỗ ở hợp pháp không thuộc quyền sở hữu của mình thì phải được chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp đồng ý và được chủ hộ đồng ý nếu đăng ký thường trú vào cùng hộ gia đình đó.
Với trường hợp sổ đỏ đang đứng tên nhiều người thì tất cả những người này đều là chủ sở hữu hợp pháp của chỗ ở. Do vậy cần có sự đồng ý cho đăng ký thường trú của tất cả những người đứng tên. Tuy vậy, việc xác nhận ý kiến cũng có thể được ủy quyền để cho một người đại diện thực hiện.
Về thủ tục đăng ký thường trú, hồ sơ đăng ký gồm: Tờ khai thay đổi thông tin cư trú, trong đó có ghi rõ ý kiến đồng ý cho đăng ký thường trú của chủ hộ, chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp được cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ hoặc người được ủy quyền, ngoại trừ trường hợp đã có ý kiến đồng ý bằng văn bản;
Hợp đồng cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ hoặc văn bản về việc cho mượn, cho ở nhờ chỗ ở hợp pháp đã được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật; Giấy tờ, tài liệu chứng minh đủ diện tích nhà ở để đăng ký thường trú theo quy định.
Người đăng ký thường trú nộp hồ sơ đăng ký thường trú đến cơ quan đăng ký cư trú nơi mình cư trú. Tại đây, khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký sẽ kiểm tra và cấp phiếu tiếp nhận hồ sơ cho người đăng ký. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn bổ sung.
Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm thẩm định, cập nhật thông tin về nơi thường trú mới của người đăng ký vào CSDL về cư trú và thông báo cho người đăng ký về việc đã cập nhật thông tin đăng ký thường trú; trường hợp từ chối đăng ký thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Trường hợp người đã đăng ký thường trú mà chuyển đến chỗ ở hợp pháp khác và đủ điều kiện đăng ký thường trú thì có trách nhiệm đăng ký thường trú tại nơi ở mới theo quy định.